Effizienz-Management im Healthcare-Bereich: Agile Strukturen für schnellere Abläufe

Wenn Compliance auf Chaos trifft: Agile Begleitung in der Medizintechnik

Ein Medizintechnik-Unternehmen wollte bis Q1 2027 MDR-konform werden. Die Ausgangslage war anspruchsvoll: wenig Audit-Erfahrung, unvollständige Dokumentation, mehrere Hersteller, unklare Rollen und Meetings, die mehr Zeit kosteten, als sie brachten. Acht Monate lang habe ich die Projektleitung als Agile Coach unterstützt.

Ich habe mir zuerst angeschaut, wie das Team wirklich arbeitet. Mit einer Agile-GAP-Analyse haben wir den Reifegrad bewertet und gemeinsam geklärt, wo es am meisten hakt. Daraus entstanden klare Strukturen und transparente Prozesse, die das Team selbst mitgetragen hat.

Was sich verändert hat:

• Meetings: Wir haben sie Schritt für Schritt gestrafft, mit einer Notizen-Spalte, einer Zeitspalte und sichtbarem Fortschritt. Seitdem laufen sie im Zeitrahmen, und unnötige Rückfragen sind deutlich weniger geworden.
• Transparenz: Gemeinsam mit Programm-Management und Projektleitung habe ich eine Jira-Struktur aufgebaut, die OneNote und Excel ersetzt. Das Team hatte damit wenig Erfahrung und nutzt sie bisher nur teilweise. Bei Abhängigkeiten und Verschiebungen zeigt sie aber klare Vorteile gegenüber der alten Excel-Lösung.
• Zusammenarbeit: Ich habe Projektleitung und Management gecoacht, damit sie Prozesse und Tools wirksam nutzen. Fortschritt, Risiken in Bezug auf Zeit und Umfang und die Qualität behielten wir dabei laufend im Blick.

Was ich mitnehme: Transparenz und gezieltes Tracking nehmen dem Team Stress. Entscheidend ist nicht nur, ein neues Tool einzuführen, sondern es auch aktiv zu vermitteln. Und ein Agile Coach hätte schon in der Projektstrukturierung zusätzlichen Mehrwert geschaffen.

Viele Grüße,
Ben